Digitale Transformation des nationalen Systems zur Validierung nicht formal erworbener Kenntnisse
- KUNDE
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- Zentrum der Republik Slowenien für Berufsbildung
- Ljubljana
- Slowenien
- JAHR DER UMSETZUNG
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- 2018
Das Projekt in Zahlen
Nach der Systemerneuerung hat sich die Zahl der Nutzer verdoppelt. Dazu zählen Anbieter, Berater, Kommissionsmitglieder und Administratoren, die in der Anwendung ein eigenes Profil und Zugriff auf alle relevanten Daten haben.
Über den zentralen Editor generieren und bearbeiten die Nutzer alle Schlüsseldokumente für NPK (nationale Berufsqualifikationen), darunter Anträge, Mitteilungen, Zertifikate und Protokolle. Dies vereinfacht die Administration und verkürzt die Zeit für die Erstellung der Unterlagen.
Im System der nationalen Berufsqualifikationen gibt es derzeit 597 gültige Berufsstandards und Kataloge, die verschiedene Fachgebiete abdecken und Transparenz sowie Kohärenz der Qualifikationen in Slowenien gewährleisten.
Herausforderung
Das bestehende System war für die Nutzer langsam und unübersichtlich. Die Verfahren zur Bestätigung von Kenntnissen und zur Ausstellung von Zertifikaten umfassten viel Handarbeit, den Versand von Dokumenten per E‑Mail und manuelle Gültigkeitsprüfungen. Dies führte zu Doppelarbeiten, Verzögerungen und höheren Wartungskosten. Ziel der Erneuerung war es, die Prozesse zu vereinfachen und in eine moderne digitale Umgebung zu überführen:
umfassende digitale Unterstützung für alle Vorgänge aufzubauen und den manuellen Versand von Dokumenten sowie die Gültigkeitsprüfung zu eliminieren,
die Zeit bis zur Ausstellung von Zertifikaten zu verkürzen,
Unterstützung für alle Dokumente zu ermöglichen und deren eigenständige Bearbeitung,
die Übersichtlichkeit der Funktionen für einzelne Nutzergruppen zu verbessern,
die Aktualität der Daten und die automatische Benachrichtigung der Nutzer sicherzustellen,
die Wartungskosten durch mehr redaktionelle Selbstständigkeit zu senken.
Unsere Lösungen
Digitaler Sprung des NRP-Systems
Die Erneuerung des NRP-Systems brachte einen umfassenden digitalen Sprung. Wir haben Verfahren vereinfacht, die zuvor weitgehend manuell durchgeführt wurden, und zugleich digitale Unterstützung für alle Kernprozesse ermöglicht. Wir haben die Informationsvernetzung aller Systeme hergestellt, was sicherstellte, dass die Daten stets korrekt und aktuell sind und zugleich die Zufriedenheit der Schlüsselnutzer erhöhte.
Vernetzung zentraler Bausteine zu einer einheitlichen Plattform
Die NRP-Plattform verknüpft die zentralen Bausteine des nationalen Systems der Berufsqualifikationen: Berufsstandards und -kataloge, Anbieter, Zertifikate und Lizenzen. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Steuerung des Verfahrens zur Bestätigung von Kenntnissen und unterstützt die Vereinheitlichung der Abläufe von der Antragstellung bis zur Ausstellung des Zertifikats. Durch das digitale Design des Systems sind die Prozesse besser abgestimmt, nachvollziehbar und standardkonform, was den administrativen Aufwand reduziert und Qualität sowie Transparenz der Dienstleistungen erhöht.
- A NRP-Plattform
- B Anbieter
- C Zertifikate
- D Lizenzen
- E PS und KAT
- F Harmonisierte Prozesse für Kandidaten und Anbieter
Schlüssellösungen
jeder Nutzer hat ein eigenes Profil und Zugriff auf relevante Daten (Zertifikate, Anträge, Verzeichnisse der Anbieter, Kommissionen, Berater …),
der gesamte Ablauf basiert auf vorab erstellten Dokumentvorlagen, die über den zentralen Editor automatisch befüllt und generiert werden,
die Prozesse des Ausfüllens, Prüfens und Bestätigens oder Ablehnens der Unterlagen sind automatisiert, einschließlich automatischer Gültigkeitsprüfung der Dokumente, Statusvergabe und Benachrichtigung über Fristen oder Änderungen,
für jeden Vorgang ist ein redaktioneller Workflow definiert,
vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten und Änderungen ist gewährleistet, einschließlich Änderungen personenbezogener Daten, bei gleichzeitiger Sicherstellung der Konformität mit GDPR,
eine erweiterte Suchfunktion ermöglicht die schnelle Recherche in den Datenbanken der Berufsstandards, Wissenskataloge, Anbieter und Kommissionen,
verschiedene Statistiken und Berichte unterstützen die Überwachung der Effizienz und die Entscheidungsfindung.
Schnellere Durchführung - weniger Warten
Die Digitalisierung der Prozesse hat die NPK-Verfahren beschleunigt, Wartezeiten verkürzt und den administrativen Aufwand aller Beteiligten reduziert. Anbieter können den gesamten Prüf- und Bestätigungsprozess reibungsloser, transparenter und in kürzerer Zeit steuern, und Kandidaten erhalten Ergebnisse und Zertifikate schneller.
Ergebnisse
Die digitale Erneuerung des NRP-Systems ermöglicht einen zentralisierten und transparenten Zugang zu allen Schlüsseldaten über nationale Berufsqualifikationen, einschließlich Berufsstandards, Katalogen, Zertifikaten und öffentlichen Ausschreibungen. Vereinheitlichte Nutzerprofile, automatisierte Abläufe und erweiterte Suchfunktionen verkürzen die Bearbeitungszeit der Unterlagen, erhöhen die Transparenz und stellen die Konformität mit GDPR sicher. Das System unterstützt 597 gültige Standards und Kataloge und unterstützt damit das Zentrum der Republik Slowenien für Berufsbildung wirksam bei der Erfüllung seines Auftrags, nämlich der Sicherstellung eines hochwertigen, transparenten und zugänglichen Systems der Berufs- und Fachbildung sowie des lebenslangen Lernens.
