Digitale Transformation des nationalen Systems zur Validierung nicht-formal erworbenen Wissens
- KUNDE
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- Zentrum der Republik Slowenien für Berufsbildung
- Ljubljana
- Slowenien
- JAHR DER UMSETZUNG
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- 2018
Projekt in Zahlen
Nach der Neugestaltung des Systems hat sich die Anzahl der Benutzer verdoppelt. Dazu zählen Dienstleister, Berater, Kommissionsmitglieder und Administratoren, die in der Applikation ein eigenes Profil haben und Zugriff auf alle relevanten Daten.
Über einen zentralen Editor erstellen und bearbeiten Anwender alle Schlüsseldokumente für NPK (nationale Berufsqualifikationen), einschließlich Anträgen, Mitteilungen, Zertifikaten und Protokollen. Das vereinfacht die Administration und verkürzt die Zeit für die Erstellung der Unterlagen.
Im System der nationalen Berufsqualifikationen gibt es derzeit 597 gültige Berufsstandards und Kataloge, die verschiedene Fachbereiche abdecken und Transparenz sowie die Harmonisierung der Qualifikationen in Slowenien ermöglichen.
Herausforderung
Das bestehende System war für die Nutzer langsam und unübersichtlich. Die Verfahren zur Validierung von Qualifikationen und zur Ausstellung von Zertifikaten umfassten viel manuelle Arbeit, das Versenden von Dokumenten per E-Mail und manuelle Gültigkeitsprüfungen. Dies führte zu Doppelungen, Verzögerungen sowie höheren Wartungskosten. Ziel der Neugestaltung war, die Prozesse zu vereinfachen und in eine moderne digitale Umgebung zu überführen:
eine durchgängige digitale Unterstützung für alle Verfahren einzuführen und das manuelle Versenden von Dokumenten sowie die manuelle Gültigkeitsprüfung abzuschaffen,
die Zeit bis zur Ausstellung von Zertifikaten zu verkürzen,
die Unterstützung sämtlicher Dokumente und deren selbstständige Bearbeitung zu ermöglichen,
die Übersichtlichkeit der Funktionen für einzelne Nutzergruppen zu verbessern,
die Aktualität der Daten sicherzustellen und die Nutzer automatisch zu benachrichtigen,
die Wartungskosten durch höhere redaktionelle Eigenständigkeit zu senken.
Unsere Lösungen
Digitaler Sprung des NRP-Systems
Die Modernisierung des NRP-Systems hat einen umfassenden digitalen Sprung mit sich gebracht. Wir haben Prozesse vereinfacht, die zuvor weitgehend manuell abliefen, und zugleich digitale Unterstützung für alle Schlüsselprozesse ermöglicht. Wir haben die informationelle Vernetzung aller Systeme hergestellt, was sichergestellt hat, dass die Daten stets korrekt und aktuell sind, und damit haben wir auch die Zufriedenheit der Schlüsselanwender erhöht.
Integration von Schlüsselbausteinen in eine einheitliche Plattform
Die NRP-Plattform verbindet die zentralen Bausteine des nationalen Systems der Berufsqualifikationen: Berufsstandards und -kataloge, Anbieter, Zertifikate sowie Lizenzen. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Steuerung des Kompetenzanerkennungsprozesses und unterstützt die Vereinheitlichung der Abläufe von der Antragstellung bis zur Ausstellung des Zertifikats. Mit der digitalen Ausgestaltung des Systems sind die Verfahren besser abgestimmt, nachvollziehbar und standardkonform, was den administrativen Aufwand reduziert und die Qualität sowie Transparenz der Dienstleistungen erhöht.
- A Plattform NRP
- B Dienstleister
- C Zertifikate
- D Lizenzen
- E PS und KAT
- F Vereinheitlichte Prozesse für Kandidaten und Dienstleister
Zentrale Lösungen
Jeder Benutzer hat ein eigenes Profil und Zugriff auf relevante Daten (Zertifikate, Rollen, Verzeichnisse der Anbieter, Kommissionen, Berater …),
der gesamte Verfahrensablauf basiert auf vordefinierten Dokumentvorlagen, die automatisch befüllt und über einen zentralen Editor generiert werden,
die Prozesse des Ausfüllens, Prüfens und Genehmigens bzw. Ablehnens der Dokumentation sind automatisiert, einschließlich der automatischen Überprüfung der Gültigkeit von Dokumenten, der Statusvergabe und der Benachrichtigungen über Ablauf oder Änderungen,
für jeden Vorgang ist ein Redaktionsprozess festgelegt,
es ist die vollständige Nachverfolgbarkeit aller Aktivitäten und Änderungen gewährleistet, einschließlich Änderungen personenbezogener Daten, unter gleichzeitiger Gewährleistung der DSGVO-Konformität,
eine erweiterte Suchfunktion ermöglicht die schnelle Suche in Datenbanken beruflicher Standards, Wissenskatalogen, Anbietern und Kommissionen,
verschiedene Statistiken und Berichte unterstützen die Überwachung der Effizienz und die Entscheidungsfindung.
Schnellere Ausführung - weniger Wartezeit
Die Digitalisierung der Prozesse hat die NPK-Verfahren beschleunigt, Wartezeiten verkürzt und den administrativen Aufwand aller Beteiligten reduziert. Durchführende Stellen können den gesamten Überprüfungs- und Bestätigungsprozess reibungsloser, transparenter und in kürzerer Zeit abwickeln, und Kandidaten erhalten schneller Ergebnisse und Zertifikate.
Ergebnisse
Die digitale Modernisierung des NRP-Systems ermöglicht einen zentralisierten und übersichtlichen Zugriff auf alle Schlüsseldaten zu nationalen Berufsqualifikationen, einschließlich Berufsstandards, Katalogen, Zertifikaten und öffentlichen Ausschreibungen. Vereinheitlichte Benutzerprofile, automatisierte Prozesse sowie erweiterte Suchfunktionen verkürzen die Bearbeitungszeit der Dokumentation, erhöhen die Transparenz und gewährleisten die Einhaltung der DSGVO. Das System unterstützt 597 gültige Standards und Kataloge und unterstützt damit wirksam das Center RS za poklicno izobrazevanje bei der Erfüllung seines Auftrags, nämlich der Sicherstellung eines hochwertigen, transparenten und zugänglichen Systems der Berufs- und Fachbildung sowie des lebenslangen Lernens.
