Was ein ERP-System ist und wann Sie es brauchen
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning, Planung der Unternehmensressourcen) ist das zentrale betriebliche Informationssystem, das in einer einheitlichen Datenbank die wichtigsten Prozesse verbindet: Finanzen und Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion, Instandhaltung und Personal. Da alle Abteilungen mit denselben Daten arbeiten, entfallen doppelte Eingaben, und Berichte stehen ohne manuellen Tabellenabgleich zur Verfügung.
Über ein neues ERP-System denken Unternehmen meist nach, wenn die bestehende Lösung das Wachstum nicht mehr trägt, wenn Prozesse auf mehrere unverbundene Anwendungen zersplittern, wenn der Hersteller den Support einstellt oder wenn neue gesetzliche Vorgaben, etwa die E-Rechnung, größere Anpassungen erfordern. Bei der ERP-System Auswahl hilft Ihnen die Checkliste auf dieser Seite.
Arten von ERP-Lösungen
| Art | Vorteile | Einschränkungen | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Internationales Cloud-ERP (SaaS) | Schnellere Einführung, regelmäßige Updates, planbares Abonnement | Weniger Anpassung, Abhängigkeit vom Anbieter | Unternehmen mit Standardprozessen und Wachstum im Ausland |
| Internationales ERP, On-Premises oder in der Private Cloud | Mehr Kontrolle über Daten und Anpassungen | Eigene Infrastruktur, aufwendigere Upgrades | Größere Organisationen mit besonderen Anforderungen |
| Regionaler ERP-Anbieter | Lokale Abdeckung, Support in der Landessprache, Nähe zum Anbieter | Weniger internationale Funktionen und Integrationen | Unternehmen, die überwiegend im Inland tätig sind |
| Branchenlösung | Auf die Branche zugeschnittene Prozesse | Engerer Markt, Abhängigkeit von einem kleineren Anbieter | Unternehmen mit spezifischen Prozessen |
Das universell beste ERP-System gibt es nicht. Die richtige Lösung deckt Ihre Kernprozesse ohne umfangreiche Anpassungen ab, lässt sich mit anderen Systemen verbinden und kann zehn Jahre oder länger verlässlich betrieben werden.
Kriterien für die ERP-System Auswahl
Die Checkliste gliedert die Kriterien in sechs Gruppen.
- Fachliche Anforderungen. Beginnen Sie bei den Prozessen, nicht bei der Software. Erfassen Sie, wie Sie heute arbeiten, wo die Engpässe liegen und was die neue Lösung leisten muss.
- Integrationen. Ein ERP arbeitet selten allein. Prüfen Sie Anbindungen an Fertigung (MES), CRM, Business Intelligence (BI), Onlineshop, Banken und Partnersysteme. Eine dokumentierte API ist unverzichtbar.
- Lokalisierung und Compliance. Rechnungswesen, Umsatzsteuer, E-Rechnung, Lohnabrechnung und Datenaustausch mit Steuerberater oder Finanzverwaltung sind Bereiche, in denen internationale Lösungen oft lokale Erweiterungen benötigen.
- Architektur. Betriebsmodell, Sicherheit (SSO, MFA, Verschlüsselung, Backups), Leistung und Gesamtkosten (TCO).
- Anbieter und Implementierung. Referenzen in Ihrer Branche, lokales Partnernetz, SLA und klare Ausstiegsbedingungen.
- Einführung. Change Management, Datenmigration, Schulung und Tests.
Deutschland und Österreich: Steuer, E-Rechnung und Datenschutz
Ein ERP für Deutschland muss unter anderem die Anforderungen an ordnungsmäßige Buchführung und die Aufbewahrung von Unterlagen (GoBD), Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung, den Datenaustausch mit dem Steuerberater (häufig über DATEV-Schnittstellen) sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach deutschem Recht unterstützen. In Österreich sind es Umsatzsteuer und Meldungen an die Finanzverwaltung, die Lohnverrechnung nach österreichischem Recht und, wo einschlägig, die Registrierkassenpflicht.
Bei der E-Rechnung ist die Lage unterschiedlich. In Deutschland gilt für inländische B2B-Umsätze eine E-Rechnungspflicht, die seit 2025 mit Übergangsfristen eingeführt wird: Der Empfang strukturierter E-Rechnungen muss möglich sein, die Pflicht zur Ausstellung greift gestaffelt, unter anderem abhängig vom Vorjahresumsatz. Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, etwa XRechnung und ZUGFeRD. In Österreich ist die elektronische Rechnung gegenüber dem Bund seit Langem etabliert (ebInterface), eine allgemeine B2B-Pflicht besteht nach unserem Kenntnisstand nicht. Prüfen Sie die aktuellen Fristen und Ausnahmen bei den zuständigen Stellen und fragen Sie Ihren Anbieter, wie er die Formate unterstützt.
Neben den steuerlichen Vorgaben verarbeitet ein ERP personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden und Lieferanten. Es muss daher die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ermöglichen: Rollen und Zugriffsrechte, Änderungsprotokolle, Aufbewahrungsfristen und Löschung. Prüfen Sie bei Cloud-Lösungen, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, wer Unterauftragsverarbeiter sind und welche vertraglichen Zusagen der Anbieter macht. Für Organisationen im öffentlichen Sektor und in regulierten Branchen können diese Anforderungen bereits bei der Wahl des Betriebsmodells entscheidend sein.
Ablauf von Auswahl und ERP-Einführung
| Phase | Wichtigste Aktivitäten | Ergebnis |
|---|---|---|
| Analyse | Erfassung von Prozessen, Anforderungen und Integrationen, Bewertung der Daten | Anforderungsspezifikation und Prioritäten |
| Auswahl | Engere Auswahl, Demonstrationen an Ihren Szenarien, Referenzen, TCO-Vergleich | Ausgewählter Anbieter und Vertrag mit SLA |
| Konzeption | Detailkonzept für Prozesse, Integrationen und Rollen | Freigegebener Lösungsentwurf |
| Umsetzung | Konfiguration, Integrationen, Datenmigration, Tests | Getestetes System |
| Go-live und Support | Schulung, Inbetriebnahme, Stabilisierung, Optimierung | System im produktiven Einsatz |
Bei mittleren Unternehmen dauert die ERP-Einführung üblicherweise sechs bis zwölf Monate. Die Dauer hängt vor allem von der Datenqualität, der Zahl der Integrationen und der Zeit ab, die Schlüsselanwender dem Projekt widmen können.
So vergleichen Sie Angebote
Angebote für ERP-Lösungen sind oft schwer vergleichbar, weil Anbieter Umfang, Module und Leistungen unterschiedlich abgrenzen. Die Vergleichbarkeit steigt, wenn Sie allen Anbietern dieselbe Anforderungsspezifikation und dieselbe Liste von Szenarien schicken, die sie vorführen müssen.
- Demonstration an Ihren Szenarien. Verlangen Sie statt einer allgemeinen Präsentation die Vorführung Ihrer Kernprozesse, etwa vom Kundenauftrag bis zur Rechnung oder vom Materialeinkauf bis zum Abschluss des Fertigungsauftrags, möglichst an einer Stichprobe Ihrer Daten.
- Einheitliche Kostenstruktur. Lizenzen oder Abonnements, Infrastruktur, Einführung nach Phasen, Integrationen, Migration, Schulung sowie jährliche Wartung und Support sollten getrennt ausgewiesen sein. Fragen Sie auch, wie sich die Preise mit wachsender Nutzerzahl verändern.
- Umfang der Anpassungen. Der Anbieter soll für jede Anforderung angeben, ob die Lösung sie im Standard, per Konfiguration oder durch Anpassung abdeckt. Anpassungen bedeuten bei jedem Upgrade zusätzlichen Aufwand.
- Referenzen. Sprechen Sie mit mindestens zwei Unternehmen ähnlicher Größe und Branche. Fragen Sie, was sie beim nächsten Mal anders machen würden.
- Projektteam. Prüfen Sie, wer tatsächlich an Ihrem Projekt arbeiten wird, wie viel Erfahrung diese Personen haben und wie viele andere Projekte sie gleichzeitig betreuen.
Die Checkliste auf dieser Seite können Sie drucken oder als PDF speichern und als einheitliche Bewertungstabelle für alle Anbieter verwenden. Kriterien, die Sie als Muss markieren, sollten ausschlaggebend sein.
Die häufigsten Fehler
- Auswahl nach Lizenzpreis. Kosten für Einführung, Integrationen und Wartung übersteigen häufig die Lizenzen. Vergleichen Sie die TCO über fünf bis sieben Jahre.
- Zu viele Anpassungen. Jede Anpassung verteuert Upgrades. Prüfen Sie zuerst, ob Sie den Prozess anpassen können.
- Unterschätzte Datenmigration. Unvollständige Stammdaten gehören zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen.
- Zu wenig Zeit der Schlüsselanwender. Ohne sie bildet das System die tatsächliche Arbeit nicht ab.
- Integrationen am Ende. Planen Sie Anbindungen an MES, CRM und Onlineshop von Anfang an.
Humanfrog unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen, bei der ERP-Integration mit anderen Geschäfts- und Produktionssystemen und mit einer verlässlichen Infrastruktur, auf der diese Systeme laufen. Wenn Sie die Kriterien für Ihre Umgebung prüfen möchten, sprechen Sie mit uns. Im Leitfaden KI-Verordnung erfahren Sie außerdem, was beim Einsatz von KI in ERP-nahen Prozessen zu beachten ist.
