Moj upravnik: Relaunch des Portals für modernes Immobilienmanagement

Ein zuverlässiges System, das aufgrund seines Alters zum Risiko wurde 

Das Portal Moj upravnik hatte nach mehr als 14 Jahren Betrieb einen Punkt erreicht, an dem die bestehende technologische Grundlage modernen Standards und den Erwartungen der Nutzer nicht mehr entsprach. Trotz stabilen Betriebs war die Lösung nicht für mobile Endgeräte optimiert, und die eingesetzte Technologie hatte ihr Lebensende erreicht und wurde nicht mehr unterstützt, was ein zunehmend größeres Sicherheitsrisiko darstellte. 

Die zentrale Herausforderung bestand darin, eine moderne, sichere und langfristig tragfähige Lösung bereitzustellen, die eine bessere User Experience und Nutzerunterstützung ermöglicht, ohne dabei die Betriebssicherheit und bestehende Prozesse zu gefährden. Das Projekt hat deutlich gezeigt, dass Systeme, die scheinbar einwandfrei funktionieren, aufgrund ihres Alters und technologischer Einschränkungen nicht mehr das erforderliche Sicherheitsniveau bieten – insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und großer Informationsmengen. 

Moderne Architektur und verbesserte User Experience 

Die Neugestaltung haben wir ganzheitlich mit dem klaren Ziel konzipiert, eine moderne, sichere und verlässliche technologische Basis für die Weiterentwicklung des Portals zu schaffen. Besondere Schwerpunkte lagen auf der Erneuerung der User Experience, auch für mobile Endgeräte, sowie auf der Etablierung einer technischen Architektur, die einfache Erweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen des Systems ermöglicht. 

Die Lösung haben wir unter Berücksichtigung der bestehenden Back-End-Systeme und der Datenstrukturen des Auftraggebers gestaltet, ohne in deren Prozesse oder die Art der Datenverarbeitung einzugreifen. So stellten wir einen reibungslosen Betrieb und minimale Auswirkungen auf das Tagesgeschäft sicher und schufen zugleich eine Architektur, die die Anbindung an andere Systeme sowie die Weiterentwicklung von Funktionalitäten ermöglicht. 

Bei Lösungen wie einem Benutzerportal, die auf eine mehrjährige Nutzung ausgelegt sind, ist die wohlüberlegte Wahl von Technologie und Architektur entscheidend – nicht unbedingt den aktuellen Trends folgend, sondern auf langfristige Stabilität, Sicherheit und Nachhaltigkeit ausgerichtet, um Risiken durch technologisches Altern zu minimieren. 

Funktionale Erweiterungen für eine bessere User Experience

Das überarbeitete Portal bietet den Nutzern an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Daten zu ihrer Immobilie, eine Übersicht über Verbrauchsinformationen sowie eine einfachere Kommunikation mit dem Verwalter. 

Eine wesentliche Erweiterung des Portals ist die verbesserte Darstellung der Heizungsdaten, die den Nutzern einen besseren Überblick über den Verbrauch, Vergleiche  und ein leichteres Verständnis der Kosten ermöglicht.

Das Portal wird auch im SPL-Callcenter eingesetzt und ermöglicht den Mitarbeitenden einen schnelleren Einblick in die Nutzerdaten sowie eine effizientere Unterstützung bei der Kommunikation und der Bearbeitung ihrer Anfragen.

Stufenweise Umsetzung und Datenmigration

Wir haben das Projekt phasenweise umgesetzt. Zunächst haben wir gemeinsam mit dem Auftraggeber die User Experience und die User Journeys gründlich geplant. Anschließend folgte die Umsetzung in einzelnen Modulen. Die Darstellung der Nutzerdaten haben wir von den Back-End-Systemen entkoppelt, was zu höherer Flexibilität und einfacheren zukünftigen Erweiterungen führte. 

Ein wichtiger Teil des Projekts war auch die Vorbereitung von Services für die Migration der Daten aus dem bestehenden System; die eigentliche Migration haben wir nach Abschluss der Entwicklung der Schlüsselfunktionalitäten durchgeführt. Es folgte eine zweimonatige Testphase, in der wir die Datenkorrektheit für verschiedene Nutzertypen verifiziert und den zuverlässigen Betrieb des Systems sichergestellt haben. 

Die Neugestaltung des Portals Moj upravnik hat SPL eine stabile technologische Basis für die Weiterentwicklung digitaler Services sowie die sichere Verwaltung großer Datenmengen und Nutzer bereitgestellt. Die neue Architektur ermöglicht einfachere Erweiterungen und die Anbindung an andere Systeme, ohne in bestehende Back-End-Prozesse eingreifen zu müssen. 

Für die Nutzer bedeutet das überarbeitete Portal einen übersichtlicheren Zugang zu Daten und Dokumenten, eine bessere User Experience auf verschiedenen Geräten sowie eine einfachere Verwaltung von Leistungen und finanziellen Verpflichtungen. Gleichzeitig ermöglicht es den Mitarbeitenden im Callcenter einen schnelleren Zugriff auf Informationen und eine effizientere Nutzerunterstützung.