Zašto je Vaš IT skuplji nego što mislite i kako MSP odmah smanjuje troškove

Posljedica je rascjepkan informacijski sustav, koji je manje pouzdan i predstavlja povećani poslovni rizik.  

Bez odgovarajućeg IT partnera izloženost gubitku podataka, sigurnosnim incidentima, nepredvidivim troškovima i nižoj produktivnosti zaposlenika brzo se povećava, što je realnost brojnih malih i srednjih poduzeća. 

MSP je model suradnje, pri kojem poduzeće upravljanje IT okruženjem povjerava vanjskom stručnom partneru (Managed Service Provider), koji preuzima odgovornost za njegovo funkcioniranje, sigurnost i razvoj. Time MSP predstavlja strateški pristup koji poduzeću osigurava stabilnost, sigurnost i troškovnu predvidljivost za daljnji rast. 

Tipični problemi malih i srednjih poduzeća

U praksi se u mnogim malim i srednjim poduzećima ponavljaju slični obrasci problema. Oni se često ne pojavljuju odjednom, već nastaju postupno, dok ne dođe do ozbiljnog sigurnosnog incidenta, ispada sustava ili gubitka podataka. 

Neuređeno licenciranje i kaos sa softverom 

Jedan od najčešćih problema je neuređeno upravljanje softverom. U poduzećima se često koriste različite verzije Microsoftovih licenci, uz to su neke licence istekle ili nisu bile ukinute po odlasku zaposlenika. Također se često koriste osnovna antivirusna rješenja koja ne osiguravaju odgovarajuću zaštitu. Takvo okruženje vodi u sigurnosne rizike, nestabilan rad aplikacija, složeno i dugotrajno otklanjanje problema te nepotrebne troškove. 

Sigurnost i pristupi u radu na daljinu 

Rad na daljinu i rad na terenu danas su nešto posve uobičajeno, međutim pristupi informacijskim sustavima često nisu centralno uređeni. Zaposlenici koriste privatna ili nestandardizirana računala, dokumenti nisu odgovarajuće sinkronizirani, a prava pristupa podacima nisu jasno definirana. Takvo IT okruženje povećava rizike za usklađenost s GDPR-om, vodi do gubitka ili dupliciranja dokumenata, smanjuje produktivnost zaposlenika te otežava učinkovitu suradnju među timovima. 

Shadow IT (neovlaštena uporaba IT alata i usluga) i gubitak nadzora nad podacima 

Kad IT okruženje nije jasno uređeno, korisnici često postupaju na svoj način. Datoteke se pohranjuju u privatna oblačna rješenja, neformalno se uspostavljaju dijeljene mape ili koriste vanjske usluge bez znanja i nadzora poduzeća. Iako takvi pristupi naizgled olakšavaju svakodnevni rad, u praksi predstavljaju gubitak nadzora nad poslovnim podacima, nepreglednost pristupa i dodijeljenih prava te dugoročno otežavaju učinkovito upravljanje i zaštitu informacijskog okruženja. 

Kaos pri odlasku zaposlenika 

Ako IT okruženje u poduzeću nije odgovarajuće dokumentirano i pristupi informacijskim sustavima nisu centralno upravljani, odlazak zaposlenika često je povezan s ozbiljnim sigurnosnim rizicima. U praksi se prečesto događa da nakon odlaska zaposlenika ostanu aktivni: 

• pretinci e-pošte i povezani računi, 

• VPN pristupi unutarnjoj mreži, 

• pristupi internim dokumentima, aplikacijama i drugim poslovno kritičnim sustavima. 

Takve situacije povećavaju rizik od internih sigurnosnih incidenata i neovlaštenih pristupa te mogu utjecati na usklađenost sa sigurnosnim i GDPR zahtjevima. 

Izazovi rada na terenu 

Poduzeća u kojima zaposlenici svoje radne zadatke djelomično ili u potpunosti obavljaju izvan uredskog okruženja susreću se sa specifičnim IT izazovima. Bez jedinstvenog i standardiziranog pristupa IT podršci te upravljanju infrastrukturom pojavljuju se nestandardizirana oprema, nepouzdana povezivost i neuređeni pristupi informacijskim sustavima. Posljedično je otežan pouzdan pristup ključnim aplikacijama i podacima, vremena odziva u slučaju problema su dulja, a rizik od ispada veći. 

Što se događa kada dođe do problema 

U neuređenom IT okruženju problemi u pravilu nisu izolirani događaji, već brzo prerastaju u ozbiljne poremećaje poslovanja.  

Ispad web-trgovine ili ključnih poslovnih aplikacija ima izravan utjecaj na prodajne i procese podrške, a posljedica je gubitak prihoda. 

Na terenu IT problemi često imaju još izraženije posljedice, jer nepouzdan pristup aplikacijama, dokumentaciji ili internim sustavima zaustavlja ili znatno usporava rad te utječe na učinkovitost i kvalitetu izvedbe zadataka. 

Za uredsko i terensko okruženje vrijedi isto. Neažurirani sustavi, neujednačene nadogradnje i reaktivan pristup u IT podršci povećavaju rizik od sigurnosnih incidenata i produljeno otklanjanje problema, što dovodi do gubitka vremena, nepredvidivih troškova te dodatnog opterećenja zaposlenih. 

MSP kao odgovor na izazove suvremenog IT okruženja 

MSP pristup znači prijelaz s neusklađenog rješavanja problema tek kad nastanu na kontroliran i planiran način upravljanja IT okruženjem. 

Proaktivan nadzor i sprječavanje problema 

MSP pristup predstavlja sustavan odgovor na izazove suvremenog IT okruženja, jer uspostavlja kontroliran i proaktivan način upravljanja informacijskim sustavima. 

Osnova MSP modela je neprekidno praćenje infrastrukture i usluga, koje omogućuje rano otkrivanje i otklanjanje problema 24 sata dnevno, svih dana u tjednu. Time se znatno smanjuje broj ispada, ograničavaju se nepredviđeni poremećaji poslovanja i poboljšava opća pouzdanost IT okruženja. 

Standardizacija i dugoročno upravljanje IT okruženjem 

Ključan element MSP pristupa je standardizacija opreme i sustava. Ujednačena radna računala, jednaka antivirusna rješenja i jasno definirane sigurnosne politike pojednostavljuju održavanje te omogućuju brže i pouzdanije rješavanje problema. 

MSP uključuje i upravljanje životnim ciklusom opreme. Planiranim zamjenama, redovitim pregledima i pravodobnim prijedlozima ulaganja sprječavaju se iznenadni ispadi te omogućuje predvidljivije i transparentnije planiranje troškova. 

Važan aspekt MSP pristupa je edukacija korisnika, jer sigurnosna osviještenost smanjuje rizik ljudskih pogrešaka, koje su među češćim uzrocima sigurnosnih incidenata. 

Prednosti za tvrtku 

Uvođenjem MSP modela tvrtka dobiva stabilno i pouzdano IT okruženje u kojem se većina problema spriječi prije nego što utječu na poslovanje. Zbog proaktivnog nadzora, standardizacije i redovitog održavanja ispadi su rjeđi, vremena odziva kraća, a radni procesi neometaniji. 

MSP omogućuje predvidljivije IT troškove jer nepredvidljive izvanredne intervencije zamjenjuje jasnim i transparentnim mjesečnim modelom. Istodobno poboljšava i razinu sigurnosti i usklađenosti s propisima kroz uređeno upravljanje pristupima, redovita sigurnosna ažuriranja te pouzdane sigurnosne kopije. 

Umjesto puke tehničke podrške, MSP predstavlja strateškog partnera koji tvrtki pomaže u dugoročnom razvoju IT okruženja te podupire stabilan rast, kako u uredu tako i na terenu. 

Zaključak 

S jasnim mjesečnim modelom MSP tvrtki donosi veću preglednost i pouzdanost u planiranju IT troškova. Istodobno poboljšava razinu sigurnosti te pomaže tvrtki ispunjavati zahtjeve propisa, osobito u pogledu zaštite osobnih podataka. 

Ako želite provjeriti u kakvom je stanju Vaše IT okruženje i gdje postoje rizici ili prilike za poboljšanja, pozivamo Vas na konzultacije s našim MSP stručnjacima.  

Besplatna analiza, bez obveza.