Zašto je Vaš IT skuplji nego što mislite i kako MSP odmah smanjuje troškove

Posljedica je fragmentiran informacijski sustav, koji je manje pouzdan i predstavlja povećani poslovni rizik.  

Bez odgovarajućeg IT partnera izloženost gubitku podataka, sigurnosnim incidentima, nepredvidivim troškovima i nižoj produktivnosti zaposlenika brzo raste, što je realnost brojnih malih i srednjih poduzeća. 

MSP je model suradnje pri kojem poduzeće upravljanje IT okruženjem povjerava vanjskom stručnom partneru (Managed Service Provider), koji preuzima odgovornost za njegovo funkcioniranje, sigurnost i razvoj. Time MSP predstavlja strateški pristup koji poduzeću osigurava stabilnost, sigurnost i troškovnu predvidljivost za daljnji rast. 

Tipični problemi malih i srednjih poduzeća

U praksi se u brojnim malim i srednjim poduzećima ponavljaju slični obrasci problema. Oni se često ne pojave odjednom, već nastaju postupno, dok ne dođe do ozbiljnog sigurnosnog incidenta, pada sustava ili gubitka podataka. 

Neuređeno licenciranje i kaos sa softverom 

Jedan od najčešćih problema je neuređeno upravljanje softverom. U poduzećima se često koriste različite verzije Microsoft licenci, a neke su licence istekle ili nisu ukinute pri odlasku zaposlenika. Također se često koriste osnovna antivirusna rješenja koja ne osiguravaju odgovarajuću zaštitu. Takvo okruženje vodi sigurnosnim rizicima, nestabilnom radu aplikacija, složenom i dugotrajnom otklanjanju problema te nepotrebnim troškovima. 

Sigurnost i pristupi u radu na daljinu 

Rad na daljinu i rad na terenu danas su posve uobičajeni, no pristupi informacijskim sustavima često nisu centralno uređeni. Zaposlenici koriste privatna ili nestandardizirana računala, dokumenti nisu adekvatno sinkronizirani, a prava pristupa podacima nisu jasno definirana. Takvo IT okruženje povećava rizike za usklađenost s GDPR-om, dovodi do gubitka ili dupliciranja dokumenata, smanjuje produktivnost zaposlenika te otežava učinkovitu suradnju među timovima. 

Shadow IT (neovlaštena uporaba IT alata i usluga) i gubitak nadzora nad podacima 

Kada IT okruženje nije jasno uređeno, korisnici si često pomažu na svoj način. Datoteke se pohranjuju u privatna rješenja u oblaku, neformalno se uspostavljaju zajedničke mape ili se koriste vanjske usluge bez znanja i nadzora poduzeća. Iako takvi pristupi naizgled olakšavaju svakodnevni rad, u praksi znače gubitak nadzora nad poslovnim podacima, nepreglednost pristupa i dodijeljenih prava te dugoročno otežavaju učinkovito upravljanje i zaštitu informacijskog okruženja. 

Kaos pri odlasku zaposlenika 

Ako IT okruženje u poduzeću nije adekvatno dokumentirano i pristupi informacijskim sustavima nisu centralno upravljani, odlazak zaposlenika često je povezan s ozbiljnim sigurnosnim rizicima. U praksi se prečesto događa da nakon odlaska zaposlenika ostanu aktivni: 

• poštanski pretinci e-pošte i povezani računi, 

• VPN pristupi do interne mreže, 

• pristupi internim dokumentima, aplikacijama i drugim poslovno kritičnim sustavima. 

Takve situacije povećavaju rizik od internih sigurnosnih incidenata i neovlaštenih pristupa te mogu utjecati na usklađenost sa sigurnosnim i GDPR zahtjevima. 

Izazovi rada na terenu 

Poduzeća u kojima zaposlenici svoje radne zadatke djelomično ili u potpunosti obavljaju izvan uredskog okruženja suočavaju se sa specifičnim IT izazovima. Bez jedinstvenog i standardiziranog pristupa IT podršci te upravljanju infrastrukturom pojavljuju se nestandardizirana oprema, nepouzdana povezivost i neuređeni pristupi informacijskim sustavima. Posljedično je otežan pouzdan pristup ključnim aplikacijama i podacima, vremena odziva u slučaju problema su dulja, a rizik od prekida veći. 

Što se događa kada dođe do problema 

U neuređenom IT okruženju problemi u pravilu nisu izolirani događaji, već brzo prerastaju u ozbiljne poremećaje poslovanja.  

Pad web trgovine ili središnjih poslovnih aplikacija ima izravan utjecaj na prodajne procese i procese podrške, a posljedica je gubitak prihoda. 

Na terenu IT problemi često imaju još izraženije posljedice, jer nepouzdan pristup aplikacijama, dokumentaciji ili internim sustavima zaustavlja ili znatno usporava rad te utječe na učinkovitost i kvalitetu izvršenja zadataka. 

Za uredsko i terensko okruženje vrijedi isto. Neosvježeni sustavi, neujednačene nadogradnje i reaktivan pristup IT podrške povećavaju rizik od sigurnosnih incidenata i produljenog otklanjanja problema, što vodi do gubitka vremena, nepredvidivih troškova te dodatnog opterećenja zaposlenika. 

MSP kao odgovor na izazove modernog IT okruženja 

MSP pristup znači prijelaz s nekoordiniranog rješavanja problema nakon njihova nastanka na nadziran i planski način upravljanja IT okruženjem. 

Proaktivan nadzor i sprječavanje problema 

MSP pristup predstavlja sustavan odgovor na izazove modernog IT okruženja, jer uspostavlja nadziran i proaktivan način upravljanja informacijskim sustavima. 

Osnova MSP modela je kontinuirano praćenje infrastrukture i usluga, koje omogućuje rano otkrivanje i otklanjanje problema 24 sata na dan, svih sedam dana u tjednu. Time se bitno smanjuje broj prekida, ograničavaju se nepredviđeni poremećaji poslovanja i poboljšava ukupna pouzdanost IT okruženja. 

Standardizacija i dugoročno upravljanje IT okruženjem 

Ključni element MSP pristupa je standardizacija opreme i sustava. Jedinstvena radna računala, ista antivirusna rješenja i jasno definirane sigurnosne politike pojednostavljuju održavanje te omogućuju brže i pouzdanije rješavanje problema. 

MSP obuhvaća i upravljanje životnim ciklusom opreme. Planiranim zamjenama, redovitim pregledima i pravodobnim prijedlozima investicija sprječavaju se iznenadni prekidi te omogućuje predvidljivije i preglednije planiranje troškova. 

Važan aspekt MSP pristupa je edukacija korisnika, jer sigurnosna osviještenost smanjuje rizik od ljudskih pogrešaka, koje su među češćim uzrocima sigurnosnih incidenata. 

Prednosti za poduzeće 

Uvođenjem MSP modela poduzeće dobiva stabilno i pouzdano IT okruženje, u kojem se većina problema spriječi prije nego što utječu na poslovanje. Zbog proaktivnog nadzora, standardizacije i redovitog održavanja prekidi su rjeđi, vremena odziva kraća, a radni procesi protočniji. 

MSP omogućuje predvidljivije IT troškove, jer nepredvidljive izvanredne intervencije zamjenjuje jasnim i preglednim mjesečnim modelom. Uz to, poboljšava razinu sigurnosti i usklađenosti sa zakonodavstvom kroz uređeno upravljanje pristupima, redovita sigurnosna ažuriranja te pouzdane sigurnosne kopije. 

Umjesto puke tehničke podrške, MSP predstavlja strateškog partnera koji poduzeću pomaže u dugoročnom razvoju IT okruženja te podupire stabilan rast, kako u uredu tako i na terenu. 

Zaključak 

S jasnim mjesečnim modelom MSP donosi poduzeću veću preglednost i pouzdanost u planiranju IT troškova. Istodobno podiže razinu sigurnosti te pomaže poduzeću ispunjavati zahtjeve zakonodavstva, osobito u pogledu sigurnosti osobnih podataka. 

Ako želite provjeriti u kakvom je stanju Vaše IT okruženje i gdje postoje rizici ili prilike za poboljšanja, pozivamo Vas na konzultacije s našim MSP stručnjacima.  

Besplatna analiza, bez obveza.