Što je ERP sustav i kada vam treba
ERP sustav (Enterprise Resource Planning, sustav za planiranje resursa poduzeća) središnji je poslovni informacijski sustav koji u jedinstvenoj bazi podataka povezuje ključne procese: financije i računovodstvo, nabavu, prodaju, skladište, proizvodnju, održavanje i ljudske resurse. Budući da svi odjeli rade s istim podacima, nema dvostrukog unosa, a izvješća su dostupna bez ručnog usklađivanja tablica.
Tvrtke o novom ERP sustavu najčešće razmišljaju kad postojeće rješenje više ne prati rast, kad se procesi rascjepkaju na više nepovezanih aplikacija, kad dobavljač ukine podršku ili kad novi zakonski zahtjevi, primjerice obvezni eRačuni među poduzetnicima, zahtijevaju veće prilagodbe. Pri odabiru pomaže vam kontrolni popis na ovoj stranici.
Vrste ERP rješenja
| Vrsta | Prednosti | Ograničenja | Prikladno za |
|---|---|---|---|
| Međunarodni ERP u oblaku (SaaS) | Brže uvođenje, redovita ažuriranja, predvidljiva pretplata | Manje prilagodbi, ovisnost o dobavljaču | Tvrtke sa standardnim procesima i rastom u inozemstvu |
| Međunarodni ERP, lokalno ili u privatnom oblaku | Više kontrole nad podacima i prilagodbama | Vlastita infrastruktura, zahtjevnije nadogradnje | Veće organizacije s posebnim zahtjevima |
| Domaći (hrvatski) ERP | Lokalizacija, podrška na hrvatskom, blizina dobavljača | Manje međunarodnih funkcija i integracija | Tvrtke koje posluju pretežno u Hrvatskoj |
| Granska rješenja | Procesi prilagođeni djelatnosti | Uže tržište, ovisnost o manjem dobavljaču | Tvrtke sa specifičnim procesima |
Ne postoji univerzalno najbolji ERP sustav. Pravo je rješenje ono koje pokriva vaše ključne procese bez opsežnih prilagodbi, povezuje se s drugim sustavima i koje možete pouzdano održavati deset ili više godina. Za grupe koje posluju u više zemalja regije važno je i to da isti sustav podržava lokalizacije za sve zemlje u kojima posluju.
Kriteriji za odabir ERP sustava
Kontrolni popis kriterije razvrstava u šest skupina.
- Poslovni zahtjevi. Krenite od procesa, a ne od softvera. Opišite kako danas radite, gdje su uska grla i što novo rješenje mora osigurati.
- Integracije. ERP rijetko radi sam. Provjerite veze s proizvodnjom (MES), CRM-om, poslovnom inteligencijom (BI), web-trgovinom, bankama i sustavima partnera. Dokumentirani API je nužan.
- Lokalizacija i usklađenost. Hrvatsko računovodstvo, obračun PDV-a, fiskalizacija, eRačuni i obračun plaća područja su u kojima međunarodna rješenja često trebaju lokalne dodatke.
- Arhitektura. Model instalacije, sigurnost (SSO, MFA, šifriranje, sigurnosne kopije), performanse i ukupni troškovi vlasništva.
- Dobavljač i implementacija. Reference u vašoj djelatnosti, lokalna partnerska mreža, SLA i jasni uvjeti za izlazak.
- Uvođenje. Upravljanje promjenama, migracija podataka, edukacija i testiranje.
Hrvatske specifičnosti: PDV, fiskalizacija i eRačun
ERP za hrvatsko tržište mora podržavati hrvatske računovodske propise i standarde financijskog izvještavanja, obračun PDV-a s propisanim evidencijama i obrascima za Poreznu upravu te obračun plaća prema hrvatskim propisima, uključujući izvještavanje putem obrasca JOPPD. Za izdavanje računa u gotovinskom poslovanju potrebna je fiskalizacija računa.
eRačuni su u javnoj nabavi obvezni već nekoliko godina. Hrvatska uz to uvodi Fiskalizaciju 2.0, odnosno obveznu razmjenu i fiskalizaciju eRačuna među poduzetnicima (B2B), uz postupnu primjenu za različite skupine obveznika. Na razini EU-a pripremaju se i dodatne promjene u digitalnom izvještavanju o PDV-u. Kod dobavljača provjerite kako podržava te zahtjeve, a točne rokove, obveznike i tehničke specifikacije provjerite kod Porezne uprave.
Prijelaz s kune na euro već je proveden, ali pri migraciji iz starog sustava i dalje treba pažljivo prenijeti povijesne podatke iskazane u kunama, kako bi usporedna izvješća i arhiva ostali točni.
Osim poreznih propisa ERP obrađuje i osobne podatke zaposlenika, kupaca i dobavljača, pa mora omogućiti provedbu Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR): uloge i prava pristupa, revizijski trag promjena, rokove čuvanja i brisanje podataka. Kod rješenja u oblaku provjerite gdje se podaci pohranjuju i obrađuju, tko su podizvršitelji obrade i koje su ugovorne obveze dobavljača. Za organizacije u javnom sektoru i reguliranim djelatnostima ti zahtjevi mogu biti presudni već pri odabiru modela instalacije.
Tijek odabira i uvođenja
| Faza | Ključne aktivnosti | Rezultat |
|---|---|---|
| Analiza | Popis procesa, zahtjeva i integracija, procjena podataka | Specifikacija zahtjeva i prioriteti |
| Odabir | Uži izbor, demonstracije na vašim scenarijima, reference, usporedba TCO-a | Odabrani dobavljač i ugovor sa SLA-om |
| Dizajn | Detaljan dizajn procesa, integracija i uloga | Potvrđen plan rješenja |
| Provedba | Postavke, integracije, migracija podataka, testiranje | Isproban sustav |
| Pokretanje i podrška | Edukacija, pokretanje, stabilizacija, optimizacija | Sustav u produktivnoj uporabi |
Kod srednjih poduzeća uvođenje obično traje od šest do dvanaest mjeseci. Na trajanje najviše utječu kvaliteta podataka, broj integracija i vrijeme koje ključni korisnici mogu posvetiti projektu.
Kako usporediti ponude
Ponude ERP rješenja često je teško usporediti jer dobavljači različito definiraju opseg, module i usluge. Usporedivost ćete poboljšati ako svim dobavljačima pošaljete istu specifikaciju zahtjeva i isti popis scenarija koje moraju prikazati.
- Demonstracija na vašim scenarijima. Umjesto općenite prezentacije zatražite prikaz svojih ključnih procesa, primjerice od narudžbe kupca do izdavanja eRačuna ili od nabave materijala do zatvaranja radnog naloga, po mogućnosti na uzorku vlastitih podataka.
- Jedinstvena struktura troškova. Neka zasebno budu prikazani licence ili pretplate, infrastruktura, uvođenje po fazama, integracije, migracija, edukacija te godišnje održavanje i podrška. Pitajte i kako se cijene mijenjaju s rastom broja korisnika.
- Opseg prilagodbi. Za svaki zahtjev neka dobavljač navede pokriva li ga rješenje standardno, postavkama ili prilagodbom. Prilagodbe znače dodatni rad pri svakoj nadogradnji.
- Reference. Razgovarajte s barem dvjema tvrtkama slične veličine i djelatnosti. Pitajte što bi idući put napravile drukčije.
- Projektni tim. Provjerite tko će stvarno raditi na vašem projektu, koliko iskustva ima i koliko drugih projekata istodobno vodi.
Kontrolni popis na ovoj stranici možete ispisati ili spremiti kao PDF i koristiti ga kao jedinstvenu tablicu ocjenjivanja za sve dobavljače. Kriteriji koje označite kao obvezne neka budu eliminacijski.
Najčešće pogreške
- Odabir prema cijeni licence. Troškovi uvođenja, integracija i održavanja često premašuju licence. Usporedite TCO za pet do sedam godina.
- Previše prilagodbi. Svaka prilagodba poskupljuje nadogradnje. Najprije provjerite možete li prilagoditi proces.
- Podcijenjena migracija podataka. Nepotpuni matični podaci jedan su od najčešćih uzroka kašnjenja.
- Premalo vremena ključnih korisnika. Bez njih sustav neće odražavati stvarni rad.
- Integracije na kraju. Veze s MES-om, CRM-om i web-trgovinom planirajte od početka.
Humanfrog tvrtkama pomaže u digitalnoj transformaciji procesa i integraciji ERP sustava s drugim poslovnim i proizvodnim sustavima te pri pouzdanoj infrastrukturi na kojoj ti sustavi rade. Ako želite kriterije provjeriti za svoje okruženje, razgovarajte s nama.
