Che cosa si acquista davvero
Il nome Copilot oggi comprende più prodotti, quindi prima di fare i conti è bene chiarire su che cosa si sta decidendo. Microsoft chiama il prodotto anche Microsoft Copilot, mentre nei listini e nelle licenze compare ancora il nome Microsoft 365 Copilot.
| Opzione | Che cosa offre | Prezzo indicativo (novembre 2026) |
|---|---|---|
| Copilot Chat | Chat IA con fonti web e contenuti forniti dall'utente | Senza costi aggiuntivi con i piani Microsoft 365 idonei |
| Microsoft 365 Copilot Business | Copilot in Outlook, Teams, Word, Excel e PowerPoint e risposte basate sui dati dell'organizzazione; fino a 300 utenti | 18,20 EUR per utente al mese |
| Microsoft 365 Copilot (componente aggiuntivo enterprise) | Le stesse funzionalità per organizzazioni più grandi | 26,00 EUR per utente al mese |
Si tratta di prezzi di listino Microsoft IVA esclusa con impegno annuale. Per Copilot Business vale fino al 31 dicembre 2026 un prezzo promozionale di 15,60 EUR per il primo anno. Entrambe le licenze a pagamento sono componenti aggiuntivi: ogni utente ha bisogno anche di un piano base idoneo, per esempio Microsoft 365 Business Standard, Business Premium o E3. Le funzioni avanzate e gli agenti possono essere fatturati anche a consumo: verifichi le condizioni attuali sul sito Microsoft o presso il Suo partner CSP.
Come calcola il calcolatore
Il calcolo è volutamente semplice, perché chiunque in amministrazione possa verificarlo:
- Gli utenti attivi sono gli utenti con licenza moltiplicati per la quota di chi usa davvero Copilot con regolarità.
- Le ore risparmiate sono la somma dei risparmi settimanali per area (e-mail, riunioni, documenti, dati, ricerca), riportata al mese con il numero reale di settimane lavorative.
- Il valore è il numero di ore moltiplicato per il costo orario e per la quota di tempo risparmiato che le persone dedicano ad attività a valore aggiunto.
- Il costo è il prezzo della licenza moltiplicato per tutti gli utenti con licenza, perché anche una licenza inutilizzata si paga.
Da questi dati lo strumento calcola il beneficio netto mensile, il tempo di rientro del costo una tantum di introduzione, il rendimento nel primo anno e il punto di pareggio: quanti minuti per giorno lavorativo deve risparmiare un utente attivo medio perché le licenze si ripaghino da sole.
Un esempio con i valori predefiniti: 25 licenze, 60% di utenti attivi, 1,5 ore risparmiate alla settimana, metà delle quali impiegate in modo produttivo, costo orario di 30 EUR e una licenza Copilot Business. Il valore mensile del tempo è di circa 1.290 EUR, le licenze costano 455 EUR, il beneficio netto è di circa 840 EUR al mese e un'introduzione da 4.000 EUR rientra in poco meno di cinque mesi. Il pareggio è di circa 6 minuti per utente attivo al giorno. Con metà del risparmio il beneficio netto resta positivo, ma solo circa 190 EUR al mese.
Perché ipotesi prudenti
Gli studi di fornitori e società di consulenza citano spesso risparmi di tempo molto elevati. Questi dati sono misurati su campioni diversi, con attività diverse e spesso tra i primi entusiasti. Non sono una base solida per il Suo budget. I valori predefiniti del calcolatore sono quindi bassi, ed è meglio alzarli sulla base del proprio pilota che il contrario.
- Tempo risparmiato non è denaro risparmiato. Se un dipendente risparmia dieci minuti sul verbale, il costo dello stipendio non diminuisce. Il valore nasce solo quando quel tempo va in vendite, clienti o lavoro rimasto in attesa.
- L'utilizzo non è scontato. In ogni organizzazione c'è chi abbandona uno strumento dopo la prima settimana. Senza formazione e casi d'uso per ruolo, la quota di utenti attivi cala rapidamente.
- I risultati vanno verificati. L'IA generativa può sbagliare, e il tempo per controllare le risposte riduce il risparmio netto.
La tabella di sensibilità nello strumento mostra se l'investimento conviene anche con metà o un quarto del risparmio ipotizzato. Se il risultato è positivo solo con ipotesi ottimistiche, è un chiaro segnale che serve prima un pilota.
Un pilota che fornisce numeri reali
- Scelga un gruppo. Da 10 a 20 utenti di due o tre ruoli con molte e-mail, riunioni e documenti, per esempio vendite, project management e contabilità.
- Misuri la baseline. Per tre-cinque attività ricorrenti misuri quanto durano oggi: verbale di riunione, prima bozza di un'offerta, report mensile.
- Formi gli utenti. Un breve workshop con esempi tratti dal loro lavoro e una raccolta condivisa di prompt efficaci.
- Segua l'utilizzo. Il report di utilizzo di Copilot nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 mostra utenti abilitati e attivi e l'uso per applicazione.
- Confronti dopo sei-otto settimane. Misuri di nuovo le stesse attività, raccolga i riscontri e inserisca i risultati nel calcolatore.
Solo con i risultati del pilota conviene decidere quante licenze acquistare e per quali ruoli. Le licenze si assegnano alle singole persone, quindi non è necessario acquistarle per tutti.
Prerequisiti: permessi, dati e conformità
Secondo la documentazione Microsoft, Copilot mostra agli utenti solo i contenuti che possono almeno visualizzare, e prompt e risposte non vengono usati per addestrare i modelli di base. La sicurezza dipende quindi in larga misura da quanto sono ordinati i permessi nel Suo ambiente.
- Condivisione eccessiva: verifichi i siti SharePoint e i team di Teams condivisi con tutta l'organizzazione, i link apribili da chiunque e i siti inattivi. Secondo Microsoft, SharePoint Advanced Management è incluso nella licenza Copilot.
- Governance dei dati: definisca i responsabili dei contenuti e introduca etichette di riservatezza e criteri DLP per i dati più sensibili.
- Idoneità dei piani: verifichi che tutti gli utenti previsti abbiano un piano base Microsoft 365 idoneo.
- Alfabetizzazione in materia di IA: l'AI Act chiede ai deployer di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione del personale. Approfondisca nella guida AI Act e classi di rischio.
Inserisca il costo di questa preparazione nel campo del costo una tantum di introduzione. Negli ambienti cresciuti senza regole è spesso la voce più consistente del primo anno.
Per chi conviene di solito e per chi no
Copilot rende di più dove si scrive, si legge e ci si coordina molto: direzione, vendite, project manager, uffici tecnici, ufficio legale e risorse umane. Rende meno per i ruoli che passano gran parte del tempo sul campo, in produzione o in applicazioni specialistiche fuori da Microsoft 365. Per questi è spesso più sensato un agente IA mirato, che svolga una parte del processo, per esempio legga una richiesta e prepari un'offerta nell'ERP.
Una strategia mista è comune: licenze Copilot per chi lavora con le informazioni, Copilot Chat per tutti gli altri e singoli agenti per i processi ripetitivi.
Prossimi passi
- Calcoli pareggio e sensibilità con ipotesi prudenti.
- Verifichi la prontezza del Suo ambiente con l'autovalutazione della prontezza all'IA.
- Verifichi nella guida Piani Microsoft 365 di avere il piano base adatto.
- Riordini i permessi di accesso e conduca un pilota con una baseline misurata.
- Acquisti le licenze in modo graduale e le riassegni dopo tre mesi in base all'utilizzo effettivo.
Humanfrog è partner Microsoft CSP. Supportiamo la scelta delle licenze, la preparazione dell'ambiente, il pilota e la formazione degli utenti, e sviluppiamo agenti IA per i Suoi processi. Se desidera verificare il calcolo sul Suo ambiente, ne parli con noi.
