Trasformazione digitale del sistema nazionale di validazione dell’apprendimento non formale
- COMMITTENTE
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- Centro della RS per l'istruzione professionale
- Lubiana
- Slovenia
- ANNO DI REALIZZAZIONE
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- 2018
Progetto in numeri
A seguito del rinnovo del sistema, il numero di utenti è raddoppiato. Si tratta di appaltatori, consulenti, membri delle commissioni e amministratori, che dispongono di un proprio profilo nell’applicazione e dell’accesso a tutti i dati rilevanti.
Gli utenti, tramite un editor centralizzato, generano e modificano tutti i documenti chiave per l’NPK (qualifiche professionali nazionali), tra cui domande, avvisi, certificati e verbali. Ciò semplifica l’amministrazione e riduce i tempi di preparazione della documentazione.
Nel sistema nazionale delle qualifiche professionali sono attualmente in vigore 597 standard professionali e cataloghi, che coprono diversi ambiti professionali e consentono trasparenza e armonizzazione delle qualifiche in Slovenia.
Sfida
Il sistema esistente risultava lento e poco intuitivo per gli utenti. I processi di validazione delle competenze e di emissione dei certificati prevedevano molto lavoro manuale, l'invio di documenti via e-mail e verifiche manuali della validità. Ciò generava duplicazioni, ritardi e costi di manutenzione più elevati. L'obiettivo della riprogettazione era semplificare i processi e trasferirli in un moderno ambiente digitale:
implementare un supporto digitale completo per tutti i processi ed eliminare l'invio manuale dei documenti e le verifiche di validità,
ridurre i tempi di emissione dei certificati,
abilitare il supporto per tutti i documenti e la loro gestione autonoma,
migliorare la chiarezza delle funzionalità per i diversi gruppi di utenti,
assicurare l'aggiornamento dei dati e notifiche automatiche agli utenti,
ridurre i costi di manutenzione grazie a una maggiore autonomia redazionale.
Le nostre soluzioni
Salto digitale del sistema NRP
Il rinnovamento del sistema NRP ha portato a un salto digitale complessivo. Abbiamo semplificato i processi che in precedenza venivano svolti in gran parte manualmente e, al contempo, abilitato il supporto digitale per tutti i processi chiave. Abbiamo istituito l'interconnessione informativa fra tutti i sistemi, il che ha garantito che i dati siano sempre accurati e aggiornati, e con ciò abbiamo aumentato anche la soddisfazione degli utenti chiave.
Integrazione dei componenti chiave in una piattaforma unificata
La piattaforma NRP collega i principali elementi costitutivi del sistema nazionale delle qualifiche professionali: standard e cataloghi professionali, enti erogatori, certificati e licenze. Ciò consente una gestione trasparente ed efficiente del processo di validazione delle competenze e aiuta nell’armonizzazione dei processi, dalla presentazione della domanda al rilascio del certificato. Grazie alla progettazione digitale del sistema, le procedure risultano più allineate, tracciabili e conformi agli standard, il che riduce il carico amministrativo e aumenta la qualità e la trasparenza dei servizi.
- A Piattaforma NRP
- B Enti erogatori
- C Certificati
- D Licenze
- E PS e KAT
- F Processi standardizzati per i candidati e gli enti erogatori
Soluzioni chiave
ogni utente dispone del proprio profilo e dell’accesso ai dati rilevanti (certificati, domande, registri dei fornitori, delle commissioni, dei consulenti …),
l’intero processo dei procedimenti si basa su modelli di documenti predefiniti, che vengono compilati e generati automaticamente tramite un editor centrale,
i processi di compilazione, revisione e approvazione o rifiuto della documentazione sono automatizzati, inclusa la verifica automatica della validità dei documenti, l’assegnazione degli stati e le notifiche su scadenze o modifiche,
il workflow redazionale è definito per ciascun processo,
è garantita la piena tracciabilità di tutte le attività e modifiche, incluse le modifiche ai dati personali, garantendo al contempo la conformità al GDPR,
un motore di ricerca avanzato consente una ricerca rapida nelle banche dati degli standard professionali, nei cataloghi delle competenze, tra i fornitori e le commissioni,
varie statistiche e report supportano il monitoraggio dell’efficienza e il processo decisionale.
Esecuzione più rapida - meno attesa
La digitalizzazione dei processi ha accelerato le procedure NPK, ridotto i tempi di attesa e snellito il carico amministrativo per tutti i soggetti coinvolti. Gli operatori possono gestire l'intero processo di verifica e validazione in modo più fluido, trasparente e in tempi più brevi, mentre i candidati ottengono più rapidamente risultati e certificati.
Risultati
La trasformazione digitale del sistema NRP consente un accesso centralizzato e trasparente a tutti i dati chiave sulle qualifiche professionali nazionali, inclusi gli standard professionali, i cataloghi, i certificati e i bandi pubblici. Profili utente unificati, processi automatizzati e funzioni di ricerca avanzate riducono i tempi di gestione della documentazione, aumentano la trasparenza e garantiscono la conformità al GDPR. Il sistema supporta 597 standard e cataloghi in vigore e in tal modo supporta efficacemente il Center RS za poklicno izobrazevanje nel perseguimento della sua missione, vale a dire garantire un sistema di istruzione professionale e tecnica e di apprendimento permanente di qualità, trasparente e accessibile.
