Trasformazione digitale del sistema nazionale di convalida dell’apprendimento non formale
- COMMITTENTE
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- Center RS za poklicno izobraževanje
- Lubiana
- Slovenia
- ANNO DI REALIZZAZIONE
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- 2018
Il progetto in cifre
Dopo il rinnovamento del sistema, il numero di utenti è raddoppiato. Si tratta di organismi erogatori, consulenti, membri delle commissioni e amministratori, che nell’applicazione dispongono di un proprio profilo e dell’accesso a tutti i dati rilevanti.
Gli utenti, tramite un editor centrale, generano e gestiscono tutti i documenti chiave per le NPK (qualifiche professionali nazionali), inclusi domande, avvisi, certificati e verbali. Ciò semplifica l’amministrazione e riduce i tempi di preparazione della documentazione.
Nel sistema delle qualifiche professionali nazionali sono attualmente presenti 597 standard e cataloghi professionali validi, che coprono diversi ambiti specialistici e garantiscono trasparenza e coerenza delle qualifiche in Slovenia.
La sfida
Il sistema esistente risultava lento e poco trasparente per gli utenti. I processi di validazione delle competenze e di emissione dei certificati comportavano molto lavoro manuale, l’invio di documenti via e‑mail e verifiche manuali della validità. Ciò causava duplicazioni, ritardi e maggiori costi di manutenzione. L’obiettivo del rinnovamento era semplificare i processi e trasferirli in un moderno ambiente digitale:
istituire un supporto digitale completo a tutti i procedimenti ed eliminare l’invio manuale dei documenti e le verifiche di validità,
ridurre i tempi di emissione dei certificati,
abilitare il supporto a tutti i documenti e la loro gestione autonoma,
migliorare la chiarezza delle funzionalità per i diversi gruppi di utenti,
garantire l’aggiornamento dei dati e le notifiche automatiche agli utenti,
ridurre i costi di manutenzione grazie a una maggiore autonomia redazionale.
Le nostre soluzioni
Salto digitale del sistema NRP
Il rinnovamento del sistema NRP ha determinato un salto digitale complessivo. Abbiamo semplificato i procedimenti, in precedenza svolti in larga misura manualmente, e al contempo abilitato il supporto digitale a tutti i processi chiave. Abbiamo creato un’integrazione informativa tra tutti i sistemi, il che ha garantito dati sempre accurati e aggiornati, aumentando così anche la soddisfazione degli utenti chiave.
Integrazione dei componenti chiave in un’unica piattaforma
La piattaforma NRP collega i componenti chiave del sistema nazionale delle qualifiche professionali: standard e cataloghi professionali, erogatori, certificati e licenze. Ciò consente una gestione trasparente ed efficiente del processo di convalida delle competenze e supporta l’uniformazione dei processi dalla presentazione della domanda all’emissione del certificato. Grazie al design digitale del sistema, le procedure sono più allineate, tracciabili e conformi agli standard, riducendo il lavoro amministrativo e aumentando qualità e trasparenza dei servizi.
- A Piattaforma NRP
- B Erogatori
- C Certificati
- D Licenze
- E PS e KAT
- F Processi uniformati per candidati ed erogatori
Soluzioni chiave
ogni utente dispone di un proprio profilo e dell’accesso ai dati pertinenti (certificati, domande, registri di erogatori, commissioni, consulenti …),
l’intero flusso procedurale si basa su modelli di documenti predefiniti, che vengono popolati e generati automaticamente tramite un editor centrale,
i processi di compilazione, revisione e approvazione o rifiuto della documentazione sono automatizzati, inclusi il controllo automatico della validità dei documenti, l’assegnazione degli stati e le notifiche su scadenze o modifiche,
il workflow redazionale è definito per ciascuna procedura,
è garantita la completa tracciabilità di tutte le attività e modifiche, incluse le variazioni dei dati personali, assicurando al contempo la conformità al GDPR,
il motore di ricerca avanzato consente ricerche rapide nelle basi di standard professionali, cataloghi delle conoscenze, erogatori e commissioni,
statistiche e report diversificati supportano il monitoraggio dell’efficacia e il processo decisionale.
Esecuzione più rapida – meno attese
La digitalizzazione dei processi ha accelerato le procedure NPK, ridotto i tempi di attesa e diminuito il lavoro amministrativo per tutti gli stakeholder. Gli erogatori possono gestire l’intero processo di verifica e validazione in modo più fluido, trasparente e in tempi più brevi, mentre i candidati ottengono più rapidamente esiti e certificati.
Risultati
La trasformazione digitale del sistema NRP consente un accesso centralizzato e trasparente a tutti i dati chiave sulle qualifiche professionali nazionali, inclusi standard professionali, cataloghi, certificati e bandi pubblici. Profili utente uniformati, processi automatizzati e motori di ricerca avanzati riducono i tempi di elaborazione della documentazione, aumentano la trasparenza e garantiscono la conformità al GDPR. Il sistema supporta 597 standard e cataloghi validi e sostiene in modo efficace il Center RS za poklicno izobraževanje nel perseguimento della sua missione: assicurare un sistema di istruzione e formazione professionale e tecnica di qualità, trasparente e accessibile, nonché l’apprendimento permanente.
