Was Sie tatsächlich kaufen
Der Name Copilot steht heute für mehrere Produkte. Bevor Sie rechnen, sollten Sie deshalb klären, worüber Sie eigentlich entscheiden. Microsoft bezeichnet das Produkt inzwischen auch als Microsoft Copilot, in Preislisten und Lizenzen taucht weiterhin der Name Microsoft 365 Copilot auf.
| Option | Was sie bietet | Richtpreis (November 2026) |
|---|---|---|
| Copilot Chat | KI-Chat mit Webquellen und Inhalten, die der Benutzer bereitstellt | Ohne Aufpreis in berechtigten Microsoft 365 Plänen |
| Microsoft 365 Copilot Business | Copilot in Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint sowie Antworten aus Unternehmensdaten; bis 300 Benutzer | 18,20 EUR pro Benutzer und Monat |
| Microsoft 365 Copilot (Add-on für Unternehmen) | Dieselben Funktionen für größere Organisationen | 26,00 EUR pro Benutzer und Monat |
Es handelt sich um Microsoft-Listenpreise zzgl. MwSt. bei jährlicher Bindung. Für Copilot Business gilt bis 31. Dezember 2026 ein Aktionspreis von 15,60 EUR im ersten Jahr. Beide kostenpflichtigen Lizenzen sind Add-ons: Jeder Benutzer braucht zusätzlich einen berechtigten Basisplan, etwa Microsoft 365 Business Standard, Business Premium oder E3. Erweiterte Funktionen und Agenten können zusätzlich nutzungsbasiert abgerechnet werden. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen bei Microsoft oder Ihrem CSP-Partner; in Österreich und Deutschland können die Preise beim Partner leicht abweichen.
So rechnet der Rechner
Die Berechnung ist bewusst einfach, damit sie jede Controllerin und jeder Controller nachvollziehen kann:
- Aktive Benutzer sind die lizenzierten Benutzer multipliziert mit dem Anteil derer, die Copilot tatsächlich regelmäßig nutzen.
- Eingesparte Stunden sind die Summe der wöchentlichen Ersparnis nach Bereichen (E-Mail, Besprechungen, Dokumente, Daten, Suche), umgerechnet auf den Monat mit der realen Zahl an Arbeitswochen.
- Wert ist die Zahl der Stunden multipliziert mit den Stundenkosten und mit dem Anteil der eingesparten Zeit, der in wertschöpfende Arbeit fließt.
- Kosten sind der Lizenzpreis multipliziert mit allen lizenzierten Benutzern, denn auch eine ungenutzte Lizenz wird bezahlt.
Daraus ermittelt das Tool den monatlichen Nettoeffekt, die Amortisationsdauer der einmaligen Einführungskosten, die Rendite im ersten Jahr und den Break-even: wie viele Minuten pro Arbeitstag ein durchschnittlicher aktiver Benutzer einsparen muss, damit sich die Lizenzen selbst tragen.
Ein Beispiel mit den Standardwerten: 25 Lizenzen, 60 % aktive Benutzer, 1,5 Stunden Ersparnis pro Woche, davon die Hälfte produktiv genutzt, Stundenkosten von 30 EUR und eine Copilot-Business-Lizenz. Der Wert der Zeit liegt bei rund 1.290 EUR pro Monat, die Lizenzen kosten 455 EUR, der Nettoeffekt beträgt etwa 840 EUR im Monat, und eine Einführung für 4.000 EUR amortisiert sich in knapp fünf Monaten. Der Break-even liegt bei etwa 6 Minuten pro aktivem Benutzer und Tag. Bei halber Ersparnis bleibt der Nettoeffekt positiv, aber nur bei rund 190 EUR im Monat.
Warum vorsichtige Annahmen
Studien von Herstellern und Beratungshäusern nennen oft sehr hohe Zeitersparnisse. Diese Zahlen stammen aus anderen Stichproben, mit anderen Aufgaben und häufig von frühen Enthusiasten. Für Ihr Budget sind sie keine solide Grundlage. Die Standardwerte im Rechner sind deshalb niedrig angesetzt. Es ist besser, sie auf Basis Ihres eigenen Pilots zu erhöhen als umgekehrt.
- Eingesparte Zeit ist kein eingespartes Geld. Spart jemand zehn Minuten beim Protokoll, sinken die Personalkosten nicht. Wert entsteht erst, wenn diese Zeit in Vertrieb, Kundenbetreuung oder liegengebliebene Arbeit fließt.
- Nutzung ist nicht selbstverständlich. In jeder Organisation gibt es Benutzer, die ein Tool nach der ersten Woche liegen lassen. Ohne Schulung und rollenspezifische Anwendungsfälle sinkt der Anteil aktiver Benutzer schnell.
- Ergebnisse müssen geprüft werden. Generative KI kann sich irren. Die Zeit für die Prüfung der Antworten verringert die Nettoersparnis.
Die Sensitivitätstabelle im Tool zeigt, ob sich die Investition auch bei der Hälfte oder einem Viertel der angenommenen Ersparnis rechnet. Ist das Ergebnis nur bei optimistischen Annahmen positiv, ist das ein klares Zeichen, dass Sie zuerst einen Pilot brauchen.
Ein Pilot, der belastbare Zahlen liefert
- Gruppe auswählen. 10 bis 20 Benutzer aus zwei oder drei Rollen mit viel E-Mail, Besprechungen und Dokumenten, zum Beispiel Vertrieb, Projektleitung und Buchhaltung.
- Ausgangsbasis messen. Messen Sie für drei bis fünf wiederkehrende Aufgaben, wie lange sie heute dauern: Besprechungsprotokoll, erster Angebotsentwurf, Monatsbericht.
- Benutzer schulen. Ein kurzer Workshop mit Beispielen aus der eigenen Arbeit und eine gemeinsame Sammlung guter Prompts.
- Nutzung verfolgen. Der Copilot-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center zeigt aktivierte und aktive Benutzer sowie die Nutzung nach Anwendungen.
- Nach sechs bis acht Wochen vergleichen. Messen Sie dieselben Aufgaben erneut, sammeln Sie Feedback und tragen Sie die Ergebnisse in den Rechner ein.
Erst mit den Pilotergebnissen sollten Sie entscheiden, wie viele Lizenzen Sie für welche Rollen kaufen. Lizenzen werden einzelnen Personen zugewiesen, Sie müssen also nicht für alle kaufen.
Voraussetzungen: Berechtigungen, Daten und Compliance
Laut Microsoft-Dokumentation zeigt Copilot Benutzern nur Inhalte, die sie mindestens lesen dürfen, und Prompts und Antworten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet. Die Sicherheit hängt also stark davon ab, wie gut die Berechtigungen in Ihrer Umgebung gepflegt sind.
- Oversharing: Prüfen Sie SharePoint-Websites und Teams, die für die gesamte Organisation freigegeben sind, Links, die jeder öffnen kann, und inaktive Websites. Laut Microsoft ist SharePoint Advanced Management in der Copilot-Lizenz enthalten.
- Data Governance: Legen Sie Inhaltsverantwortliche fest und führen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP-Richtlinien für die sensibelsten Daten ein.
- Berechtigte Pläne: Prüfen Sie, ob alle vorgesehenen Benutzer einen berechtigten Microsoft 365 Basisplan haben.
- KI-Kompetenz: Die KI-Verordnung verpflichtet Betreiber, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Mehr dazu im Leitfaden KI-Verordnung und Risikoklassen.
Tragen Sie die Kosten dieser Vorbereitung in das Feld für die einmaligen Einführungskosten ein. In Umgebungen, die ohne Regeln gewachsen sind, ist das im ersten Jahr oft der größte Posten.
Für wen es sich meist lohnt und für wen nicht
Copilot bringt am meisten dort, wo viel geschrieben, gelesen und abgestimmt wird: Führungskräfte, Vertrieb, Projektleitung, Fachabteilungen, Recht und Personal. Weniger bringt er Rollen, die den Großteil ihrer Zeit im Außendienst, in der Produktion oder in Fachanwendungen außerhalb von Microsoft 365 verbringen. Dort ist oft ein gezielter KI-Agent sinnvoller, der einen Teil eines Prozesses übernimmt, etwa eine Anfrage liest und ein Angebot im ERP vorbereitet.
Eine gemischte Strategie ist üblich: Copilot-Lizenzen für Wissensarbeiter, Copilot Chat für alle anderen und einzelne Agenten für wiederkehrende Prozesse.
Nächste Schritte
- Berechnen Sie Break-even und Sensitivität mit vorsichtigen Annahmen.
- Prüfen Sie die Bereitschaft Ihrer Umgebung mit dem KI-Readiness-Check.
- Prüfen Sie im Leitfaden Microsoft-365-Pläne, ob Sie den passenden Basisplan haben.
- Bereinigen Sie die Zugriffsrechte und führen Sie einen Pilot mit gemessener Ausgangsbasis durch.
- Kaufen Sie Lizenzen schrittweise und verteilen Sie sie nach drei Monaten anhand der tatsächlichen Nutzung neu.
Humanfrog ist Microsoft CSP-Partner. Wir unterstützen bei der Lizenzauswahl, der Vorbereitung der Umgebung, dem Pilot und der Schulung der Benutzer und entwickeln KI-Agenten für Ihre Prozesse. Wenn Sie die Rechnung mit Ihrer eigenen Umgebung prüfen möchten, sprechen Sie mit uns.
