Tri možnosti na kratko
Ko podjetje preraste fazo, v kateri za računalnike skrbi »tisti, ki se spozna«, se odpre vprašanje organizacije IT podpore. V praksi izbirate med tremi modeli, ki se razlikujejo po tem, kdo opravlja delo, kdo nosi tveganje odsotnosti in kdo plača orodja.
| Model | Kdo opravlja delo | Orodja in licence | Nadomeščanje in pokritost | Strošek |
|---|---|---|---|---|
| Lastna IT ekipa | Vaši zaposleni | Kupite in vzdržujete sami | Vaša skrb | Plače in orodja |
| Zunanji partner (MSP) | Ekipa ponudnika upravljanih IT storitev | Praviloma vključena v ceno | Skrb partnerja po pogodbi (SLA) | Mesečna naročnina |
| Hibrid (soupravljanje) | Vaš sodelavec in partner | Praviloma partnerjeva | Partner pokrije odsotnosti in čas zunaj delovnega časa | Plača in nižja naročnina |
Nobeden od modelov ni vedno najcenejši. Odločajo velikost okolja, zahtevana pokritost, specifična znanja in to, kako hitro morate ukrepati ob težavi. Okvirno primerjavo za svoje številke naredite s kalkulatorjem.
Koliko ljudi v resnici potrebujete
Najpogostejša napaka pri primerjavi je enačba »en skrbnik IT = ena plača«. En zaposleni ne more biti na voljo vse leto. Evropska direktiva o delovnem času zagotavlja vsakemu delavcu najmanj štiri tedne plačanega letnega dopusta, k temu pa se prištejejo prazniki, bolniške odsotnosti in izobraževanje.
- Polni delovni čas pomeni približno 2.080 ur na leto (52 tednov po 40 ur).
- Po odštetju dopusta, praznikov, bolniške odsotnosti in izobraževanja ostane okoli 1.600 do 1.700 produktivnih ur.
- Za pokritost delovnega časa vse leto zato potrebujete okoli 1,3 zaposlenega, ne enega.
- Pokritost 24/7 pomeni 8.736 ur na leto, kar ustreza okoli pet do šest zaposlenim za eno samo stalno zasedeno mesto.
Direktiva zahteva tudi najmanj 11 zaporednih ur dnevnega počitka, zato dva ali trije ljudje pokritosti 24/7 ne morejo trajno zagotavljati, tudi če so pripravljeni delati ponoči. Če potrebujete nočno pripravljenost, upoštevajte še dodatke, ki jih določajo zakon in kolektivne pogodbe.
Kaj vse vključuje strošek lastne ekipe
Bruto plača je le del stroška. Za realno primerjavo seštejte:
- strošek delodajalca: bruto plača, prispevki delodajalca, regres, povračila za prehrano in prevoz, morebitna uspešnost,
- orodja: oddaljeno upravljanje in nadzor (RMM), zaščita končnih točk (EDR), varnostno kopiranje, sistem za zahtevke, nadzor omrežja,
- znanje: izobraževanja, certifikati in čas, ko se skrbnik uči novih sistemov,
- zaposlovanje in fluktuacija: iskanje kadra, uvajanje in izguba znanja, ko sodelavec odide,
- dodatki: pripravljenost, nočno in praznično delo, če zahtevate podaljšano pokritost.
Največje tveganje lastne ekipe pa ni strošek, temveč odvisnost od ene osebe. Če gesla, konfiguracije in poznavanje sistemov obstajajo le v glavi enega skrbnika, je vsak njegov dopust ali odhod poslovno tveganje.
Kako se oblikujejo cene zunanjega partnerja
Ponudniki upravljanih IT storitev (MSP, managed service provider) najpogosteje zaračunavajo mesečno ceno na uporabnika ali na napravo, strežnike in omrežno opremo pa posebej. Cene na trgu se zelo razlikujejo, zato jih primerjajte le, ko veste, kaj vključujejo:
- podporo uporabnikom na daljavo in obiske na lokaciji,
- orodja (RMM, EDR, varnostno kopiranje) in njihove licence,
- odzivne čase in čase rešitve po prioritetah, zapisane v SLA,
- pokritost zunaj delovnega časa ter ceno posredovanja ponoči in ob praznikih,
- projekte, kot so selitve, nove lokacije ali zamenjava opreme, ki so pogosto zaračunani posebej,
- enkratni prevzem okolja: popis, dokumentacijo in namestitev orodij.
Zunanji partner prinaša ekipo z več specialisti, nadomeščanje in že vzpostavljena orodja. Vi pa izgubite del neposrednega nadzora in poznavanja okolja, zato morata biti pogodba in dokumentacija jasni.
Hibridni model: kdaj je najboljša izbira
Pri soupravljanju (co-managed IT) ostane v podjetju en sodelavec ali manjša ekipa, partner pa prevzame nadzor, strežnike, varnost, varnostno kopiranje in pokritost zunaj delovnega časa. Model se obnese, kadar:
- potrebujete nekoga na lokaciji, ki pozna ljudi in poslovne aplikacije,
- imate že dobrega skrbnika, ki pa ne more pokrivati vseh področij in vseh ur,
- želite pokritost zunaj delovnega časa brez lastnega izmenskega dela.
Ključ hibrida je jasna delitev odgovornosti. Pisno določite, kdo sprejema zahtevke, kdo odobri spremembe, kdo skrbi za posodobitve in kdo ukrepa ob varnostnem incidentu. Brez tega naloge na meji med ekipama obvisijo.
Tveganja, ki jih ne pokaže noben izračun
- Izstop iz pogodbe: dokumentacija, gesla in skrbniški dostopi morajo biti vaši, pogodba pa mora določati predajo ob prekinitvi.
- Varnost dobavne verige: če ste zavezanec po ZInfV-1, ki prenaša direktivo NIS2, je ponudnik upravljanih storitev vaš dobavitelj, katerega varnostne ukrepe morate preveriti in obvladovati. Direktiva NIS2 ponudnike upravljanih storitev tudi sama uvršča med subjekte, za katere veljajo njene zahteve.
- Odzivnost: v SLA preverite, ali odzivni čas pomeni čas do prvega odgovora ali do začetka dela na težavi.
- Pripravljenost na incident: kdo ukrepa ob izsiljevalskem virusu ob nedeljah? Preverite svojo pripravljenost v vodniku kibernetski napad.
Kontrolni seznam pred odločitvijo
- Koliko uporabnikov, naprav, strežnikov in lokacij dejansko upravljate?
- Kakšno pokritost res potrebujete: delovni čas, podaljšano ali 24/7?
- Kdo vas danes nadomešča, ko je skrbnik na dopustu?
- Ali sta dokumentacija in seznam dostopov ažurna in v lasti podjetja?
- Ali ponudbe MSP vključujejo orodja, obiske na lokaciji in delo zunaj delovnega časa?
- Kakšni so odzivni časi po prioritetah in kakšne so posledice, če niso doseženi?
- Kako boste izstopili iz pogodbe ali zamenjali partnerja?
Humanfrog ponuja upravljane IT storitve kot polni zunanji model ali kot soupravljanje z vašo ekipo, skupaj z oblačno infrastrukturo in varnostjo. Če želite izračun preveriti na podlagi svojega okolja, se pogovorite z nami.
