Kaj digitalna preobrazba pomeni v praksi
Digitalna preobrazba podjetja se pogosto začne z vprašanjem, katero programsko opremo kupiti. To je razumljivo, a običajno napačno izhodišče. Nov sistem na slabo urejenih procesih in podatkih obstoječe težave le pospeši: napake nastajajo hitreje, ročno usklajevanje pa se preseli iz ene tabele v drugo.
Digitalizacija podjetja v praksi pomeni, da procese, podatke, sisteme in ljudi povežete tako, da organizacija dela drugače. Naročilo kupca brez prepisovanja potuje od prodaje do skladišča in računa. Vodstvo vidi iste številke kot oddelki, ker prihajajo iz istega vira. Ponavljajoča se opravila potekajo samodejno, zaposleni pa čas namenijo izjemam in strankam. Tehnologija je pri tem orodje, merilo uspeha pa so poslovni rezultati: krajši čas obdelave, manj napak, boljše odločitve in manjše tveganje izpada.
Zato digitalna preobrazba ni projekt oddelka IT, temveč program, ki ga vodi vodstvo. IT zagotavlja arhitekturo, integracije in varnost, poslovne enote pa odgovarjajo za procese, podatke in dejansko uporabo rešitev. Preden se odločite, kam vlagati, potrebujete pošteno sliko izhodišča. Zanjo je namenjena ocena digitalne zrelosti na tej strani.
Model petih ravni digitalne zrelosti
Modeli zrelosti organizacije razvrščajo po tem, kako sistematično uporabljajo digitalne zmogljivosti. Pet ravni v orodju sledi uveljavljeni logiki modelov zrelosti: od posameznikov, ki rešujejo težave sproti, do organizacije, ki se izboljšuje načrtno in merljivo.
| Raven | Značilnosti | Tipičen znak | Glavni izziv |
|---|---|---|---|
| 1 Začetna | Digitalizacija poteka ad hoc, odvisna je od posameznikov | Ključni podatki živijo v tabelah in nabiralnikih | Določiti odgovornost in prednostne naloge |
| 2 Razvijajoča | Posamezni oddelki so digitalizirani, med seboj slabo povezani | Ročni prenosi podatkov med sistemi | Skupna slika in en vir resnice |
| 3 Opredeljena | Strategija, ključni procesi in vodilni sistemi so opredeljeni | ERP pokriva večino procesov, integracije so delne | Enakomerna digitalizacija in kakovost podatkov |
| 4 Upravljana | Digitalizacija je načrtna, koristi se merijo | Nadzorne plošče s skupnimi definicijami kazalnikov | Avtomatizacija in napredna analitika |
| 5 Optimizirana | Stalne izboljšave na podlagi podatkov | Zaposleni sami predlagajo in uvajajo izboljšave | Ohranjati tempo in obvladovati tehnološki dolg |
Višja raven ni sama sebi namen. Za številne organizacije je smiseln cilj stabilna tretja ali četrta raven na področjih, ki so ključna za njihovo poslovanje. Pomembnejša od povprečja je enakomernost: organizacija je praviloma le malo zrelejša od svojega najšibkejšega področja, zato orodje skupno raven omeji na največ eno raven nad najšibkejšo dimenzijo.
Šest dimenzij digitalne zrelosti
Ocena digitalne zrelosti v orodju preveri šest dimenzij, vsako s tremi vprašanji.
- Strategija in vodenje. Ali je digitalna strategija povezana s poslovnimi cilji, kdo odgovarja za digitalne pobude in ali ima razvoj lasten proračun, ločen od vzdrževanja.
- Procesi. Ali so ključni procesi digitalni od začetka do konca, koliko rutinskega dela je avtomatiziranega in kako odvisni ste od papirja, Excela in e-pošte.
- Podatki in odločanje. Ali imate en vir resnice za kupce, izdelke in dobavitelje, kako nastajajo poročila za vodstvo in ali podatkom zaupate.
- Sistemi in integracije. Kako ERP, CRM in drugi sistemi pokrivajo poslovanje, ali so povezani prek dokumentiranih vmesnikov (API) in koliko vas ovirajo zastareli sistemi. Pri izbiri ali zamenjavi poslovnega sistema vam pomaga kontrolni seznam za izbiro ERP sistema.
- Infrastruktura in varnost. Ali je infrastruktura načrtovana, ali ste pripravljeni na izpad in izgubo podatkov in ali raven varnosti ustreza zahtevam, ki jih za zavezance postavljata direktiva NIS2 in ZInfV-1. Podrobneje lahko preverite pripravljenost na kibernetski napad.
- Ljudje in kultura. Digitalne veščine zaposlenih, način uvajanja sprememb ter digitalna izkušnja strank in zaposlenih.
Dimenzije so med seboj odvisne. Napredna analitika ne deluje brez urejenih matičnih podatkov, avtomatizacija ne brez integracij, nobena rešitev pa ne prinese koristi, če je ljudje ne uporabljajo. Če razmišljate o umetni inteligenci, so podatki in strategija odločilni, zato po tej oceni preverite še pripravljenost na umetno inteligenco.
Tipične ovire digitalne preobrazbe
Projekti digitalizacije redko zastanejo zaradi tehnologije. Pogosteje se ustavijo pri organizacijskih vprašanjih.
- Ni lastnika. Če digitalna preobrazba nima odgovorne osebe na ravni vodstva, prednostne naloge določa tisti, ki je najglasnejši, projekti pa tekmujejo za iste ljudi.
- Tehnologija pred procesom. Nakup rešitve, preden je jasno, kateri proces naj podpre in kako, vodi v obsežne prilagoditve ali v rešitev, ki je nihče ne uporablja.
- Neurejeni podatki. Podvojeni in nepopolni matični podatki so eden najpogostejših vzrokov za zamude pri uvedbi novih sistemov in za nezaupanje v poročila.
- Tehnični dolg. Zastareli sistemi, ki jih zna vzdrževati ena oseba, upočasnijo vsako spremembo in povečajo varnostno tveganje.
- Premalo časa ključnih uporabnikov. Ljudje, ki najbolje poznajo procese, so hkrati najbolj obremenjeni. Brez njih rešitev ne odraža dejanskega dela.
- Preveč hkratnih pobud. Deset sočasnih projektov z razpršenimi viri običajno prinese manj kot trije dokončani.
Načrt za prvih 90 dni po oceni
Ocena zrelosti je uporabna le, če ji sledijo odločitve. Spodnji načrt pretvori rezultat v izvedljiv program, ne da bi takoj začeli velik projekt.
| Obdobje | Ključne aktivnosti | Rezultat |
|---|---|---|
| Dnevi 1–30: izhodišče | Ocena z vodstvom in vodji ključnih področij, uskladitev pogledov, popis procesov, sistemov in podatkovnih tokov | Skupna slika stanja in seznam vrzeli |
| Dnevi 31–60: prednostne naloge | Izbor treh do petih pobud po poslovni vrednosti in tveganju, imenovanje lastnikov, določitev kazalnikov in proračuna | Potrjen portfelj pobud z lastniki |
| Dnevi 61–90: prvi rezultati | Izvedba ene ali dveh hitrih zmag (npr. avtomatizacija pogostega opravila, nadzorna plošča za vodstvo) in zasnova večjih projektov | Viden napredek in načrt za naslednje leto |
Pri izboru prednostnih nalog najprej zaprite vrzeli, ki pomenijo tveganje za poslovanje, na primer nepreizkušene varnostne kopije ali sistem brez podpore proizvajalca. Za oceno, koliko izpada si lahko privoščite, uporabite kalkulator RPO in RTO. Šele nato se lotite pobud, ki prinašajo novo vrednost.
Dobro je, da oceno izpolni več ljudi neodvisno, na primer direktor, vodja financ, vodja proizvodnje ali operacij in vodja IT. Razlike v odgovorih so pogosto bolj povedne od samega rezultata, saj pokažejo, kje vodstvo stanje vidi drugače kot tisti, ki s sistemi delajo vsak dan.
Financiranje digitalizacije
Za projekte digitalne preobrazbe so v Sloveniji in EU občasno na voljo nepovratna sredstva ali ugodni viri financiranja, na primer iz Načrta za okrevanje in odpornost ali kohezijskih programov. Razpisi se razlikujejo po upravičencih, upravičenih stroških, deležu sofinanciranja in rokih, zato jih preverite pred načrtovanjem naložbe.
Spodbuda naj ne določa vsebine projekta. Zasnujte ga tako, da je smiseln tudi brez nje, z jasnim poslovnim ciljem, kazalniki in dokumentiranim izhodiščem. Ocena zrelosti in 90-dnevni načrt sta pri tem uporabna podlaga, saj razpisi pogosto zahtevajo opis izhodiščnega stanja in pričakovanih učinkov.
Kako meriti napredek
Raven zrelosti se spreminja počasi, zato je za sprotno vodenje premalo. Ob letni ponovitvi ocene spremljajte kazalnike, ki ste jih določili za posamezne pobude:
- Procesi: čas obdelave od naročila do računa, delež ročnih posegov, število napak in reklamacij.
- Podatki: delež podvojenih ali nepopolnih matičnih zapisov, čas priprave mesečnih poročil.
- Sistemi: število ročnih prenosov podatkov med sistemi, delež sistemov s podporo proizvajalca.
- Infrastruktura in varnost: uspešnost in trajanje preizkusov obnove, pokritost z večfaktorsko avtentikacijo.
- Ljudje: dejanska uporaba novih rešitev, zadovoljstvo uporabnikov in strank.
Izhodiščne vrednosti izmerite pred začetkom pobude, sicer napredka ne boste mogli dokazati. Kazalniki naj bodo redki in razumljivi vodstvu: bolje pet, ki jih res spremljate, kot trideset v poročilu, ki ga nihče ne bere.
Humanfrog organizacijam pomaga od ocene izhodišča in strategije do optimizacije procesov, integracije ERP sistemov, razvoja rešitev po meri ter zanesljive infrastrukture. Če želite rezultat ocene preveriti in ga pretvoriti v načrt za svojo organizacijo, se pogovorite z nami.
